Compliance, Integrität, Gesetzestreue

Jeder kann Verstöße melden. Unser Hinweisgebersystem steht internen Personen wie z. B. Mitarbeitern, Praktikanten oder Auszubildenden zur Verfügung als auch externen Personen, beispielsweise Lieferanten, Kunden oder Geschäftspartnern.

Ja. Es genügt lediglich die Meldung des Hinweises. Die Erhebung von relevanten Unterlagen und das Einleiten von erforderlichen Maßnahmen erfolgt über den Compliance-Officer. Die Durchführung der Untersuchung wird über spezialisierten Personen in den entsprechenden Fachabteilungen unterstützt.

• Beschreibung Sachverhalt
• Wann hat sich der Compliance-Fall ereignet? (Datum & Uhrzeit)
• Wo hat sich der Compliance-Fall ereignet? (Lager, Akademie, Abteilung)
• Wer ist beteiligt am Compliance-Fall? (Verantwortlicher/ Geschädigter)
• Evtl. relevante Unterlagen/ Beweise (Fotos, Videos, Dokumente)

Zur Abgabe eines Hinweises können Hinweisgebende folgende Kommunikationskanäle nutzen:

• Die REISSER-Whistleblower Hotline: reisser.whistleblowing-software.com
• Die Meldestelle Compliance der REISSER Gruppe

Zunächst wird die Meldung auf Verständlichkeit, Plausibilität und Nachvollziehbarkeit geprüft. Sollte aus der Sachverhaltsbeschreibung eine Plausibilität nicht ableitbar sein, wird der Fall nicht weiterbearbeitet. Der Hinweisgebende wird entsprechend informiert, dass die Untersuchungen eingestellt werden. Sind jedoch die folgenden Kriterien gegeben und der Fall wird als plausibel eingestuft, erfolgt eine tiefgründigere Untersuchung des Sachverhalts. Hier kann der Hinweisgebende zur Einholung weiterer Informationen aufgefordert werden.

Sollte sich im Zuge der Sachverhaltsaufklärung der Hinweis tatsächlich bestätigen, werden folgende Maßnahmen ergriffen:

Um zukünftig ein dementsprechendes Fehlverhalten vorzubeugen, werden von der Compliance-Abteilung passende Präventionsmaßnahmen festgelegt. Die Präventionsmaßnahmen können Aktivitäten wie z. B. Schulungen oder Optimierungen an Prozessen miteinschließen. Des Weiteren sind zur sofortigen Minimierung oder Verhinderung des Verstoßes Abhilfemaßnahmen festzulegen, beispielsweise die Einstellung von Personalmaßnahmen oder eines Prozesses. Im letzten Schritt erhält der Hinweisgeber die Rückmeldung über die unternommenen Präventions- und Abhilfemaßnahmen zur Minimierung bzw. Verhinderung des Verstoßes.

Nach Abgabe der Meldung, erhält der Hinweisgeber eine Bestätigungsmail. Grundsätzlich gilt, dass die Sachverhaltsaufklärung innerhalb von drei Monaten erledigt wird. Mit sofortiger Wirkung werden die wesentlichen Schritte zur Aufklärung des Verstoßes eingeleitet. Spätestens nach der abgelaufenen Frist erhält der Hinweisgeber Bescheid über das Ergebnis der Sachverhaltsaufklärung.

Jeder gemeldete Compliance-Verstoß und die daraus resultierenden Präventions- und Abhilfemaßnahmen werden von der Meldestelle Compliance dokumentiert. Dabei wird nicht nach plausiblen oder nicht plausiblen Mitteilungen unterschieden. Zugriff auf die Dokumentationen haben lediglich die Corporate Compliance. Durch die Meldung von Verstößen tragen Mitarbeiter als auch externe Geschäftspartner und Lieferanten zur stetigen Verbesserung unserer Compliance-Kultur bei.

Die Meldung von Compliance-Verstößen setzt stets voraus, dass die Hinweisgebenden in Kenntnis über die datenschutzrechtlichen Vorschriften sind und diese im Rahmen der Untersuchungen im Compliance-Fall einwilligt.